Carrosserie- und Fahrzeugbau

Tipp von Repanet: So werden Sie aus der Buchhaltung schlau

«Repanet»-Berater Michael Zülch berät Betriebe zu betriebswirtschaftlichen Themen.

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Ist mein Unternehmen auf Erfolgskurs? Wer diese Frage nicht nur aus dem Bauch heraus beantworten will, sollte sich regelmässig seine Kennzahlen anschauen. Denn hieraus lassen sich Stärken, Schwächen und Fehlentwicklungen ableiten. Voraussetzung ist, dass die Buchhaltung ordentlich und möglichst spezifisch geführt wird. Dazu gehören auch passgenaue betriebswirtschaftliche Auswertungen. Mit diesen Tipps von «Repanet»-Berater Michael Zülch können Werkstätten und Autofachbetriebe die Buchhaltung mit wenig Aufwand optimieren.

Ein klarer Blick auf die wirtschaftliche Lage ist für jeden Firmeninhaber wichtig. Denn nur so kann er die richtigen Entscheidungen treffen und nachhaltig erfolgreich sein. Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist hierbei ein wichtiges Planungs- und Steuerungsinstrument, mit dem alle Zahlen regelmässig überprüft und analysiert werden können. Voraussetzung für eine betriebswirtschaftliche Auswertung ist die spezifische Buchhaltung. Laut dem Diplom-Betriebswirt gibt es dabei allerdings ein Problem: Diese wird oftmals nur rudimentär und nach einem standardisierten Verfahren geführt. «Man erkennt nicht, ob es sich um einen Lackierbetrieb oder einen Bäcker handelt.» Sein Rat: Betriebe brauchen ein spezifischeres Buchungssystem.

1. Kostenstellen richtig zuweisen
Bei Betrieben mit mehr als einem Geschäftsbereich empfiehlt es sich, die einzelnen Buchungen den entsprechenden Geschäftsfeldern zuzuweisen. Auf diese Weise können Firmeninhaber die Bereiche separat auswerten und nachvollziehen, welche Abteilung wie rentabel ist. Auch Paint- und Non-Paint-Produkte sollten für eine bessere Übersicht innerhalb einer Abteilung entsprechend gekennzeichnet werden.

Ein weiterer Knackpunkt sind die kalkulatorischen Kosten: «Posten wie Unternehmerlöhne, Abschreibungen oder Mieten für die Nutzung von Eigenkapital beziehungsweise von eigenen Gebäuden werden häufig nicht mit abgebildet. Dabei sind sie ein wichtiger Bestandteil der Kostenrechnung und zur Darstellung des gesamten Güterverbrauchs notwendig. Sie können darüber hinaus bei wichtigen Entscheidungen helfen», weiss Zülch. Sein Appell: «Sowohl tatsächliche als auch kalkulatorische Kosten sollten in der Buchhaltung abgebildet werden.»

2. Wachsam und zeitnahe buchen
Eine weitere Faustregel lautet: Ein Steuerberater oder Buchhalter sollte die Buchhaltung regelmässig prüfen und wenn nötig nachfragen. «Das mag banal klingen. Doch ich weiss aus Erfahrung, dass das nicht immer der Fall ist. Dabei ist es wichtig, um Fehler zu vermeiden», so Zülch. Zudem müssen Geschäftsvorfälle nach den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung laufend gebucht werden. Der Zweck einer kaufmännischen Buchführung liegt nicht darin, Belege stapelweise zu sammeln, um sie dann irgendwann in die Buchhaltung zu übertragen. Der Tipp des Experten: «Quittungen und Rechnungen sollten nicht länger als drei Wochen liegen bleiben.»

3. Betriebswirtschaftliche Kennzahlen überprüfen und vergleichen
Unternehmer sollten ihre wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen kennen. «In der Praxis ist das leider nicht immer der Fall», weiss Michael Zülch. Als unterstützende Massnahme hat er den Kennzahlen-Kompass entwickelt, den ersten Online-Betriebsvergleich in der Carrosserie- und Lackierbranche. Die Nutzer geben hierbei eine Reihe betrieblicher Daten in eine übersichtliche Datenmaske ein. Danach erhalten sie sofort ihre individuelle Kennzahlen-Auswertung – auch für die letzten Vergleichszeiträume – und können nach dem Ende des Eingabezeitraums erkennen, wie sie im Vergleich mit ähnlich aufgestellten Betrieben abschneiden.

Anhand eines Ampelsystems sieht der Inhaber, ob sein Betrieb gut dasteht und wo eventueller Optimierungsbedarf besteht. «Wer den Kennzahlen-Kompass kontinuierlich nutzt, kann die betriebswirtschaftliche Entwicklung seines Betriebs detailliert verfolgen, analysieren und dokumentieren», erklärt der Experte. «Das bedeutet für eine Werkstatt mehr Transparenz und Orientierung, und das kommt der betriebswirtschaftlichen Steuerung zugute.»

4. Externe Beratung in Anspruch nehmen
Betriebswirtschaftliche Zahlen geben oft konkrete Hinweise, wo der Betrieb sich verbessern kann. «Aber sie müssen richtig interpretiert werden, um passgenaue Handlungsempfehlungen ableiten zu können. Die eigentliche Arbeit fängt dann erst an.» Auf Wunsch unterstützt Zülch Betriebe mit einer weiterführenden Beratung – per Telefon oder auch persönlich vor Ort. «Der Blick von aussen ist immer ratsam, da externe Berater mit der sogenannten neutralen Brille auf die Zahlen und Prozesse schauen.» Nicht selten ergeben sich am Ende Verbesserungsvorschläge, auf die der Werkstattinhaber selbst gar nicht gekommen wäre. «Es gibt immer Stellschrauben, an denen es sich zu drehen lohnt», sagt Zülch.

5. «Repanet Suisse»-Seminar zum Thema «Werkstattführung mit Kennzahlen»
Auslastung, Umsatz, Rendite: Unternehmer sollten ihre wichtigsten Kennzahlen stets im Blick behalten und auch über den Tellerrand schauen. «Repanet»-Mitglieder erhalten deshalb ab sofort Unterstützung bei der Auswertung – mit dem ersten Online-Betriebsvergleich der Branche. Durch diesen Kennzahlen-Kompass können sich Unternehmer mit nur wenigen Klicks innerhalb kürzester Zeit ein aktuelles Bild über ihre betriebswirtschaftliche Situation verschaffen. Zur Anwendung und Interpretation des Kennzahlen-Kompass bietet «Repanet Suisse» ein Seminar mit Michael Zülch an. Die Partner erhalten dazu eine separate Einladung.